Como garantir flexibilidade, integração e baixo custo para sistemas ERP na nuvem
Se há 11 anos, um estudo feito nos EUA mostrou que as pessoas liam ou ouviam mais de 100 mil palavras por dia, atualmente os números são praticamente incalculáveis. Apenas a quantidade de dados armazenados na internet é de, aproximadamente, 4,4 zettabytes. A maioria desses números referem-se a dados de pessoas físicas, muito embora seja notável um crescimento no uso de tecnologias de cloud computing por empresas.
Com a adoção do trabalho em casa, o acesso remoto a sistemas ERP deixou de ser uma exceção e virou a norma. Essa realidade aliada a situação econômica atual, é possível notar uma tendência de adoção de sistemas ERP na nuvem que prometem simplificar seu uso, ao mesmo tempo que reduzem custos.
Se você é um empreendedor, planejar e gerenciar os recursos da sua empresa é algo basicamente vital. Por isso, o sistema ERP, que antes era uma tecnologia reservada para grandes empresas, passa cada vez mais a ser utilizada por pequenas e médias empresas nacionais, em um modelo comercial de pagamento por usuário, por mês.
O Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos da Empresa, é uma ferramenta amplamente utilizada para administrar diversos processos e áreas. Ele consegue, por exemplo, melhorar a comunicação empresarial, porque vincula diferentes departamentos da empresa com suas respectivas informações. A partir dessa correlação entre áreas, é possível que o gestor tenha uma visão centralizada e, ao mesmo tempo, específica de cada uma das áreas da empresa.
Gestão de pessoal, clientes e fornecedores, demanda de produtos, financeiro, compra e venda são alguns exemplos de áreas que o ERP consegue organizar.
Por ser dividido em três categorias: aplicação, banco de dados e gerenciamento, ele facilita o fluxo de processos e da comunicação, que ganha agilidade.
Ganho de flexibilidade com ERP em nuvem
O ERP na nuvem é um serviço de software (SaaS – software as a service): o modelo garante que as informações da empresa serão manipuladas e salvas de maneira segura na nuvem, através da Internet. Para acessá-lo, basta um computador ou dispositivo com internet, alguns módulos do sistema ERP podem ter até aplicativos para celular.
A empresa terceiriza toda a necessidade de infraestrutura de TI e um pacote de horas para integração e parametrização do sistema ERP, necessários para ajustar o software às necessidades de negócio de cada empresa. O ERP em nuvem também consegue armazenar notas fiscais eletrônicas de maneira indexada e segura, para garantir a rastreabilidade e os requisitos legais, incluindo a LGPD, que entra em vigor a partir de agosto.
Já deu para perceber que, de fato, esses sistemas de gestão na nuvem são bastante intuitivos e realmente ajudam em toda a gestão da empresa. Mas, como toda inovação, estes ERPs também chegam no mercado repleto de mitos.
Um dos mitos para utilização do ERP na nuvem é a segurança da informação. Os serviços de ERP na Nuvem contemplam várias camadas de segurança da informação que são gerenciadas pelo provedor, como firewall, VPN, backup e proteção contra sequestro de dados. Nota-se que essas camadas de segurança raramente estão disponíveis em ambientes na infraestrutura do cliente, on-premise.
É preciso repensar as informações que circulam por aí e, sim, saber quais são corretas e quais não são.
Separe o joio do trigo
Em todas as áreas existem informações verdadeiras e falsas. Para que você possa tomar a decisão certa para sua empresa, é necessário pesquisa e conhecimento de cada assunto. Com tecnologia e informação não é diferente.
Separamos alguns exemplos relacionados aos mitos sobre o ERP na nuvem, para que você possa entender melhor:
Não tem tanta segurança na nuvem
Como já comentamos, o ERP na nuvem garante camadas adicionais de proteção contra vazamentos ou sequestros de dados. Para informações sensíveis, o cliente pode optar por contratar serviços de cibersegurança adicionais do provedor de cloud computing, como autenticação de múltiplo fator (MFA), cofre de senhas (PAM), proteção para terminais, dentre outros. Sem contar que estes recursos são muito mais baratos e fáceis de configurar e implementar em ERP na nuvem do que on-premise.
O custo para manter o ERP em nuvem é muito alto
Importante escolher provedores de ERP na nuvem capazes de cobrar em moeda local. Muito tem se falado de custos galopantes na nuvem, mas na verdade essa é uma consequência do modelo de negócios dos grandes provedores internacionais, fixados em dólares americanos.
Outro fator importante é a quantidade de customizações e parametrizações necessárias para ajustar o software ERP ao seu modelo de negócios. Essas modificações comparadas ao produto “padrão” de ERP podem acabar saindo caro. A melhor prática aqui é tentar utilizar o sistema conforme padrão, como regra.
Necessidades de mudança devem ser documentadas e discutidas com a equipe sob o ponto de vista de custo-benefício, categorizadas como essenciais, acessórias ou melhorias. Funcionalidades essenciais seriam implantadas na primeira versão de ERP disponível (também conhecida como produto minimamente viável ou MVP), e demais categorias implantadas ao longo do tempo.
Contrato encerrado, dados perdidos
Tenha cuidado com fornecedores de nuvem utilizando sistemas proprietários: prefira sistemas de ERP com ampla utilização pelo Mercado, com mais de uma opção de fornecedor do software na nuvem. Garanta que uma vez encerrado seu contrato com o fornecedor, você tenha acesso a uma cópia de todos seus dados. Importante também garantir que esses dados sejam entregues em um formato que possibilite carregar esses dados em um fornecedor alternativo.
ERPs tradicionais têm mais funcionalidades que os em nuvem
Nada disso. Conforme os ERPs na nuvem foram ganhando maturidade, eles já incorporam todas as funcionalidades disponíveis para o software on-premise. Um cuidado importante é garantir que seu provedor de serviços de nuvem garanta uma integração futura do seu ERP: muitos fornecedores vendem ofertas mais simples, que não conseguem integrar-se com demais sistemas no futuro (como CRM e sistemas de atendimento ao cliente). Para garantir o uso do sistema de ERP em médio e longo prazo, opte por nuvens híbridas ou privadas.
Além de centralizar as informações e ser um ponto de convergência entre várias áreas da empresa, o ERP na nuvem ainda possibilita o acesso de qualquer lugar, a qualquer hora, o que passa a ser característica importante em tempos de home-office.
A empresa que tem uma plataforma de gestão de recursos empresariais online consegue resolver de maneira mais rápida e eficiente, o que significa aumento na produtividade e na competitividade.
Custo e implementação são as principais diferenças entre os ERPs na nuvem e local.
ERP na nuvem
É acessado pela internet, a partir de um aplicativo ou navegador. Isso significa que ele fica armazenado em um data center terceirizado e, como é mais flexível, o modelo de pagamento dele também é diferenciado. Por ser fornecido como SaaS, é possível pagá-lo por mês, de acordo com os módulos usados e o número de usuários.
Empresas com diversas unidades podem se conectar com facilidade. Basta ter um acesso seguro à internet, para que todos estejam conectados à mesma base de informações com atualizações real time.
ERP local
Como o próprio nome sugere, a empresa precisa ter equipamentos e máquinas que vão rodar essa aplicação. Essa estrutura pode ter um custo de investimento alto para a empresa, além de ocupar as equipes de TI com tarefas repetitivas de manutenção e segurança da informação, que não geram valor ao negócio
Baixa segurança se comparado ao modelo em nuvem, dadas as camadas de cibersegurança inclusas no serviço na nuvem, além da possibilidade de contratação de serviços opcionais.
Por qual optar?
O modelo mais indicado para médias empresas é o ERP na nuvem e não apenas porque ele cresce a 10% ao ano, como afirmou a empresa de pesquisas Markets & Markets. Mas porque é uma forma de gestão e integração mais simples e, se realizado da forma correta, mais seguro quanto o ERP local.
Com o objetivo de facilitar a jornada para a nuvem da sua empresa, a SBA Edge, em parceria com a iT2x, oferece serviços integrados de migração, hospedagem e parametrização de ERP Totvs, com planos a partir de R$26,65 por usuário.
